Gestión documental, una herramienta para elevar la productividad empresarial

La productividad empresarial es un tema que preocupa a los líderes de equipos, y es que entre más eficaz y eficiente sean las actividades que se desarrollan en la empresa, mejores serán los resultados obtenidos.
Si analizas a detalle cada una de las actividades que realiza tu equipo de trabajo seguramente te darás cuenta que muchas de ellas no aportan valor a la empresa, pero son tareas que deben desarrollarse como parte de los procesos de la compañía o para culminar con otra actividad más importante, un ejemplo de ello es la gestión y búsqueda de información.
Se estima que una empresa llega a ocupar hasta el 40% de su tiempo sólo en actividades relacionadas con la gestión de la información. Sin duda, es un número muy alto, ¿te imaginas que podrías hacer si tu equipo dedicara ese tiempo en la realización de otras actividades?
Afortunadamente existe una solución tecnológica que te puede ayudar a reducir a la mitad el tiempo que se invierte en la búsqueda y almacenamiento de los datos que se generan diariamente en la compañía, esto se puede lograr a través de la implementación de un gestor documental.
Pero, ¿qué es la gestión documental? Se trata de un programa que permite organizar eficientemente la información tanto física como digital de una empresa, gracias a las herramientas que permiten la captura, gestión, almacenamiento, preservación y difusión de contenidos y documentos de la organización.

Beneficios de la gestión documental para la empresa
Algunos de los beneficios que podrá obtener tu empresa al implementar un gestor documental son:

• Aumentar la productividad: se reducen considerablemente los tiempos destinados en la búsqueda de información. Al tener todos los datos contenidos en un mismo lugar se evita que los colaboradores tengan que esperar a que se les compartan la información para continuar con sus actividades.
• Ahorrar en gastos: una ventaja del uso de un gestor documental es que podrás despedirte del espacio físico destinado para almacenar los documentos empresariales, ya no tendrás que pagar en rentas o mobiliario. Además también verás reducir significativamente el uso de insumos como el papel o las impresiones.
• Homologar la información: seguramente te ha pasado que has solicitado un reporte de diferentes áreas y recibes documentos muy diferentes entre sí, esto se debe principalmente a la falta de protocolos de documentación, pero con un gestor documental la unificación de procesos e información es más sencillo, además te permitirá medir los resultados de cada una de las actividades.
• Dar movilidad a las tareas empresariales: el mundo de los negocios está siempre en movimiento y no puedes depender de estar en tu oficina para resolver un asunto importante de la empresa, lo mismo ocurre con el trabajo que realizan los colaboradores, para mejorar su productividad es importante que tengan acceso a la información que necesitan en el momento justo sin importar dónde se encuentren.
• Blindar la información: la seguridad de los datos de la empresa es un elemento clave para cualquier compañía, y en este sentido un gestor documental ayudará a resguardar la información de manera segura, así en caso de algún siniestro como un terremoto o un accidente como un incendio la información permanecerá protegida.