Hay coincidencia entre los especialistas en afirmar que, de todas las habilidades que un empresario o directivo necesita, probablemente la más importante sea la de las comunicaciones interpersonales.
El trabajo del directivo transcurre en un proceso constante de recepción y transmisión de información. En sus comunicaciones “hacia afuera” de la organización, el directivo establece un puente entre su entidad y el entorno, establece relaciones, facilita procesos, recibe retroalimentación sobre la percepción que existe del trabajo de su entidad, identifica oportunidades que puede aprovechar, así como amenazas para las que deberá prepararse. En fin, recibe un conjunto de informaciones que le permiten establecer estrategias, modificar decisiones, identificar nuevos cursos de acción.
En sus comunicaciones “hacia adentro”, actualiza a sus integrantes sobre nuevas situaciones y enfoques, imparte instrucciones, identifica preocupaciones de la gente, motiva y ejerce influencia, verifica la interpretación y ejecución de sus decisiones, educa al personal en los valores y cultura que dan coherencia al colectivo, entre otras cosas.
Los principales medios que utiliza el directivo para comunicarse son: reuniones, conversaciones cara a cara, formales o informales, el teléfono, documentos escritos (circulares, instrucciones, cartas personales) y, en años más recientes, el correo electrónico. Cada medio de comunicación tiene sus ventajas y limitaciones.
A pesar de los avances producidos en los últimos años en las comunicaciones electrónicas, la vía más utilizada por los directivos, inclusive incrementada según investigaciones recientes, es la comunicación oral. La comunicación cara-cara, como instrumento de intercambio de información y de influencia sobre las personas tiene ventajas que no pueden sustituirse por otras vías, ni medios técnicos, como son: la retroalimentación inmediata, que permite verificar la comprensión y el efecto del mensaje transmitido; obtener la información que transmite el lenguaje gestual, corporal o no hablado; la riqueza de matices que se introducen con la entonación, el ritmo, el énfasis; la posibilidad de transmitir, captar y generar sentimientos.
Pero también, puede ser generadora de incomprensiones, actitudes defensivas, rechazo, conflictos, más que cualquier otra vía de comunicación. Cuando se escribe, se puede volver atrás, suavizar expresiones. Después que se dice algo es más difícil la rectificación. Por eso, según Edward de Bono, la principal fuente de conflictos son las malas comunicaciones interpersonales.
Entre las leyes que los especialistas han identificado para lograr comunicaciones efectivas, las dos principales son: “Lo importante no es lo que dice el emisor sino lo que entiende el receptor” y, “Tan importante como lo que se dice es cómo se lo dice”. En ambas, se destaca la responsabilidad que tiene el emisor en el logro de una comunicación efectiva.
COMUNICACIÓN S.M.A.R.T.
S.M.A.R.T es un acrónimo inglés y sirve para marcar principios que nos ayuden a clarificar y mantener una gran efectividad en nuestra comunicación, en todas las áreas de nuestra vida.
Cualquier mensaje, instrucción, correo electrónico, conversación, discurso, meta o proyecto debe cumplir con los siguientes estándares S.M.A.R.T:
S – Específico
M – Medibles
A – Alcanzable
R – Realista
T – Plazo (en un tiempo determinado)
Específico: Deben ser tan claras, completas y entendibles, que son comprendidas al 100% por todos los receptores, incluso –en temas complejos- debes asegurarte y verificara que así sucede.
Medibles: Debes dejar claro cómo se va a medir lo que estás solicitando o lo que estás planeando, de manera que las personas que interactúan contigo, se puedan enfocar y hacer lo necesario para conseguirlo.
Alcanzables: Dar instrucciones o solicitar tareas con plazos o estándares de desempeño inalcanzables contribuye al escepticismo, y las comunicaciones que tienen esas características, son dañinas para el equipo y la organización.
Realistas: Ser irrealista a la hora de plantear peticiones en su comunicación, nos desmotivará e impedirá que continuemos peleando por nuestras metas.
Tiempo: Trabajar contra plazos es la única forma de romper la inmovilidad y lograr que las personas salgan de su zona de comodidad y actúen.
10 MANDAMIENTOS PARA COMUNICACIÓN EFECTIVA
¿Qué acciones tomarás en tu negocio y en tu vida, en este sentido?
Comentarios e Información: josevillacis@actioncoach.com – www.coachpepevillacis.com Cel. (442) 263 3009
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