Para hablar sobre el tema, pensé en uno de los mayores expertos que conozco en el mundo corporativo de industrias globales, y me acerqué a Melchor Cruz, General Director México, Central and South América en Dayton Progress, cuyas ideas se sintetizan a continuación.
Con la disminución en la operación debido al freno de la actividad económica por los efectos de la pandemia y de una inercia recesiva derivada del efecto de políticas económicas nacionales, la organización podría sufrir un efecto de bajo desempeño de los miembros de la organización que haga muy evidente el sobre-dimensionamiento del tamaño de la misma en que se ha incurrido en épocas de “vacas gordas”.
Un escenario común de los gerentes directores es bloquear el pensamiento analítico con el argumento de que la organización debería realizar más rápida y eficientemente sus operaciones y por ende lograr más efectivamente las metas de la empresa y satisfacer mejor a sus clientes.
Muy frecuentemente se piensa que se tiene un problema de Accountability entre los miembros de sus equipos y las acciones correctivas se enfocan a tratar de enderezar los errores de la organización fundamentando la causa raíz en una evaluación negativa del empleado. No se tiene en consideración sus tareas y cargas de trabajo ni se hace una crítica efectiva del diseño organizacional, (o que produce un ambiente negativo en la relación con los empleados).
La pregunta que sale a relucir es, ¿por qué si tengo una cantidad de personal apropiada, el desempeño de la organización es bajo y no existe un sentido de responsabilidad sobre los resultados? Antes de pasar a destacar las respuestas a esta u otras preguntas, el director gerente podría echar un vistazo a los planes y diseño organizacional de periodos anteriores.
Algunas causas del sobre dimensionamiento organizacional pueden ser las siguientes:
-Un plan de crecimiento basado en una expectativa de ventas con una fundamentación de mercado no sólida. Como resultado, se contrata personal de avanzada, incluso mucho antes por el hecho de pensar que la curva de entrenamiento de la persona es larga. También se invierte en maquinaria y activos, agregando un costo fijo al desempeño financiero.
-Aun cuando la organización no tiene un plan de crecimiento, se puede sobre dimensionar debido a que la estructura de la operación no está debidamente procedimentada y tiene pocos recursos que las Tecnologías de la Información podrían eficientar. La carga de trabajo es muy alta por persona y se contrata a más personal para aligerar cargas.
-Otro tipo de condiciones comerciales y de negocio como resultado de planes de acción que agrandaron la organización.
Junto con el análisis de la condición pasada y futura de la empresa, el director gerente debe observar con detenimiento el comportamiento de los miembros de la organización, y en su olfato operativo y como experto del negocio debe identificar factores de comportamiento del personal. Varios aspectos a notar son los siguientes:
– ¿Se nota a la persona concentrada en sus labores?
– ¿Existe poca continuidad en la tarea de la persona (se le camia permanentemente)?
– ¿Las pausas para comer se extienden por cinco o más minutos de lo programado?
– ¿Se incrementan los permisos con o sin goce de sueldo? ¿Sube el ausentismo?
– ¿Si se programa un entrenamiento en tareas, se respira un aire de concentración y participación de los empleados?
Las respuestas a estas preguntas quizá hilvanen una continuidad del pensamiento o certeza para confirmar un sobre dimensionamiento de la organización, pero se debe ser cauteloso en las medidas a tomar para referir estas respuestas a que el personal no esta comprometido con la Accountability y con los resultados de su actividad.
Cuando se ha interiorizado la situación actual de la empresa y se propicia la reflexión avanzada, el director gerente debe establecer medidas de acción basadas en técnicas de desarrollo organizacional, como el sistema SMART, tomando de fondo las partes de tareas relevantes y los tiempos de ejecución.
En cierta medida, también hay que revisar que los objetivos y tareas sean específicas, medibles y alcanzables; sin embargo, la relevancia del tiempo que toman las actividades debe ser muy claro y efectivo en su comprobación. Las pruebas de testeo de tiempos por actividad en relación al mercado puede ser una herramienta efectiva para delinear una reorganización.
Antes de tener claro el factor tiempo operación de cada persona, se debe evitar la iniciación sin bases de un programa de reducción de personal en la empresa. Reducir la organización sin fundamentos puede dejar huecos de operaciones que afecten el objetivo de la empresa de cara al cliente y eliminar personal que hacía operaciones esenciales para el proceso. La recomendación de iniciar un proceso de reducción de plantilla laboral debería estar basada en la confirmación de un estudio de las tareas relevantes y los tiempos que esas tareas involucran, donde se confirme el exceso de recursos disponibles para las operaciones dentro de un máximo de eficiencia comprobada.
Conclusión
-El director gerente le echa la culpa a los integrantes de la organización y cree que el problema es la Accountability,
-La realidad es que el tiempo disponible baja el enfoque al resultado porque “alguien más lo puede hacer” en caso que una persona no termine una tarea
-Se genera un ambiente relajado de tiempo disponible que fomenta el desgano y el desinterés por el reto personal y profesional.
-Antes de emprender una acción de reducción de personal en cualquier organización, se debe ejecutar el mencionado plan SMART, que nos confirmará de manera estructurada el exceso de recursos.
-Cuando esta acción organizacional se ejecuta correctamente, se puede incluso reasignar tareas y llenar efectivamente el tiempo de las personas, pero sobre todo algo muy importante: que si existen problemas, la organización los puede identificar, y en una organización más delgada el enfoque es a la persona (de manera individual), el Accountability se vuelve personal y el integrante evita el error de manera comprometida.
Gracias a Melchor Cruz, General Director México, Central and South América en Dayton Progress
¿Qué acciones tomarás en tu negocio y en tu vida, en este sentido?
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